تحديد نوع الفعالية "النشاط المرغوب القيام به".

تحديد مكان ذرف الفعالية.

التأكد من جاهزية الموقع - استيعاب العدد المتوقع - والتصاريح اللازمة.

وضع جدول زمني للتنفيذ - وتعيين المسئول عن كل مهمة.

الحرص على متابعة كل ما سبق.

تحديد أهداف الفعالية والمستهدفين "تخدم من".

تحديد ميزانية الفعالية "كمية الإيرادات والمصروفات المحتملة".

الأتفاق مع المتعهدين وتشكيل فريق عمل دائم للفعاليات.

التأكد من جميع الخدمات المتممة للفعالية " أجهزة - صوتيات - السلامة".